Die papierlose Organisation von Dokumenten ist für viele Unternehmen längst kein Zukunftsthema mehr, sondern eine betriebliche Notwendigkeit. Genau hier setzt Paperless-ngx an: eine leistungsfähige Dokumentenmanagement-Lösung, mit der Unternehmen ihre Unterlagen zentral, strukturiert und effizient digital verwalten können.
Was ist Paperless-ngx?
Paperless-ngx ist ein webbasiertes Dokumentenmanagement-System zur digitalen Archivierung von Papier- und digitalen Dokumenten. Belege, Rechnungen, Verträge oder Schriftverkehr werden gescannt oder automatisch importiert und anschließend mittels Texterkennung vollständig durchsuchbar gemacht.
Das System wird serverbasiert betrieben – entweder auf eigener Infrastruktur oder in einer privaten Cloud – und eignet sich damit ideal für Unternehmen, die Wert auf Kontrolle, Sicherheit und langfristige Planbarkeit legen.
Open Source & keine Lizenzkosten
Paperless-ngx ist vollständig Open Source. Es entstehen keine Lizenz-, Nutzer- oder Dokumentengebühren. Unabhängig davon, wie viele Mitarbeitende mit dem System arbeiten oder wie stark es genutzt wird, bleiben die Kosten transparent.
Die laufenden Aufwände beschränken sich auf die Serverkosten sowie optional auf Wartung, Betrieb und Support. Im Vergleich zu klassischen DMS-Lösungen mit monatlichen Lizenzmodellen bietet Paperless-ngx damit eine deutlich wirtschaftlichere und langfristig kalkulierbare Alternative.
Wofür wird Paperless-ngx eingesetzt?
Paperless-ngx kommt überall dort zum Einsatz, wo Dokumente zuverlässig archiviert, schnell gefunden und strukturiert verwaltet werden müssen. Typische Anwendungsfälle im Unternehmen sind:
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Verträge und rechtliche Dokumente
Personalakten und Mitarbeiterunterlagen
Buchhaltungs- und Steuerdokumente
Kunden- und Projektunterlagen
Dokumente lassen sich automatisch klassifizieren, verschlagworten und klaren Ablagestrukturen zuordnen.
Paperless-ngx im Business-Kontext
Gerade im Unternehmensalltag zeigt Paperless-ngx seine Stärken:
1. Effizienzsteigerung
Dank Volltextsuche, Filtern und Tags sind Dokumente innerhalb von Sekunden auffindbar. Zeitaufwändige Suchen in Ordnern oder Archiven entfallen vollständig.
2. Struktur & Nachvollziehbarkeit
Klare Metadaten, konsistente Ablagestrukturen und eine zentrale Verwaltung sorgen für Transparenz – auch bei mehreren Abteilungen oder Standorten.
3. Kostenreduktion
Weniger Papier, weniger Druckkosten, weniger physische Archivflächen. Gleichzeitig sinkt der Verwaltungsaufwand erheblich.
4. Datenschutz & Kontrolle
Da Paperless-ngx selbst gehostet wird, behalten Unternehmen die volle Kontrolle über ihre Daten. Sensible Dokumente bleiben in der eigenen Infrastruktur und erfüllen interne Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.
5. Skalierbarkeit
Das System wächst mit dem Unternehmen. Neue Dokumenttypen, Nutzer oder Prozesse lassen sich jederzeit ergänzen, ohne Lizenzmodelle anpassen zu müssen.
Typische Einsatzszenarien im Unternehmen
Automatischer Import von Rechnungen aus E-Mail-Postfächern
Digitale Archivierung für Steuerberater und Buchhaltung
Zentrale Dokumentenablage für verteilte Teams
Schnelle Vorbereitung auf Betriebs- oder Steuerprüfungen
Ablösung klassischer Ordner- und Archivsysteme
Fazit: Digitale Ordnung statt Papierchaos
Paperless-ngx ist eine stabile, bewährte und wirtschaftliche Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentenprozesse nachhaltig digitalisieren möchten. Es schafft Übersicht, spart Zeit und bietet maximale Datenhoheit – ohne laufende Lizenzkosten.
Der erfolgreiche Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems hängt maßgeblich von einer sauberen Einrichtung und einer durchdachten Struktur ab. Wir unterstützen Sie dabei ganzheitlich – von der Beratung zur passenden Systemarchitektur über die Installation und Konfiguration von Paperless-ngx, die Einrichtung von OCR, Importregeln, Tags und Workflows bis hin zu Backup-, Sicherheits- und Wartungskonzepten sowie der Schulung und Übergabe an Ihr Team. Wenn Sie Paperless-ngx professionell in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, begleiten wir Sie von der Planung über die Einrichtung bis zum laufenden Betrieb.