E-Mails, PDFs, Leistungsverzeichnisse, Protokolle: Überall dort, wo Informationen als Text kommen, stößt klassische Automatisierung an Grenzen. Genau da setzen wir KI ein, eingebettet in Prüfungen und Freigaben.
Beides hat seinen Platz. In den meisten Lösungen kombinieren wir beides: KI versteht den Inhalt, klassische Logik verarbeitet das Ergebnis.
| Klassische Automatisierung | KI-Automatisierung | |
|---|---|---|
| Eingangsdaten | Strukturiert: Formulare, Tabellen, API-Daten | Unstrukturiert: Freitext, E-Mails, PDFs, Scans |
| Logik | Feste Wenn-dann-Regeln | Inhalt verstehen, einordnen, zusammenfassen |
| Ergebnis | Immer gleich bei gleicher Eingabe | Sehr gut, aber nicht fehlerfrei |
| Absicherung | Tests der Regeln | Validierung, Konfidenzwerte, menschliche Freigabe |
| Laufende Kosten | Gering | Abhängig von Volumen und Modell |
Der wirtschaftliche Nutzen entsteht dort, wo heute qualifizierte Mitarbeiter Zeit mit Lesen, Abtippen und Sortieren verbringen.
Eingehende Mails nach Anliegen, Kunde und Dringlichkeit einordnen und weiterleiten.
Weniger Zeit für Sortieren, schnellere erste Reaktion.
Lieferant, Positionen, Beträge und Bestellnummer auslesen und an Buchhaltung oder ERP übergeben.
Kein Abtippen mehr, Prüfung statt Erfassung.
Leistungsverzeichnisse und Anfrage-PDFs analysieren, Positionen den eigenen Artikeln zuordnen und einen Angebotsentwurf erstellen.
Vertrieb und Kalkulation starten mit einem Entwurf statt mit einem leeren Blatt.
Gesprächsnotizen und Besprechungsprotokolle zu Aufgaben, Entscheidungen und Fristen verdichten.
Ergebnisse landen strukturiert im CRM oder Projekttool.
Verträge auf bestimmte Klauseln wie Haftung oder Kündigungsfristen vorprüfen und Auffälligkeiten markieren.
Die juristische Prüfung bleibt beim Menschen, aber fokussierter.
Antwortentwürfe, Beschreibungen oder Berichte auf Basis vorhandener Daten vorformulieren.
Mitarbeiter prüfen und ergänzen, statt bei Null zu beginnen.
Im info@-Postfach landen Anfragen, Rechnungen, Bewerbungen, Reklamationen und Werbung durcheinander. Die KI liest jede Mail, erkennt Anliegen und Dringlichkeit und legt den Vorgang im richtigen System an.
Jede neue Mail im info@-Postfach wird gelesen.
Anliegen, Kunde und Dringlichkeit werden erkannt.
Der Vorgang landet im passenden System.
Unklare Fälle gehen an einen Mitarbeiter.
KI macht Fehler. Gute KI-Automatisierung rechnet damit und fängt sie ab.
Vor dem Start testen wir mit echten Beispielen und messen, wie oft die KI richtig liegt.
Ausgelesene Werte werden gegen Stammdaten, Summen und Plausibilitätsregeln geprüft.
Unsichere oder kritische Fälle gehen zur Prüfung an einen Mitarbeiter. Sie legen fest, welche.
Auswahl des Modellanbieters, Hosting in der EU wo möglich, keine Nutzung Ihrer Daten zum Training.
Ergebnisse fließen direkt in ERP, CRM, DMS oder Ticketsystem. Kein Kopieren zwischen Fenstern.
Fehlerquoten, Korrekturen und Laufzeiten werden protokolliert und regelmäßig ausgewertet.
KI-Modelle werden nach Verbrauch abgerechnet. Deshalb planen wir Kosten von Anfang an mit.
Echte E-Mails oder Dokumente als Grundlage für Tests.
Ein Prozess, ein Ablauf, messbare Ergebnisse.
Die KI schlägt vor, Mitarbeiter bestätigen oder korrigieren.
Sichere Fälle laufen automatisch, der Rest bleibt in der Prüfung.
Schicken Sie uns ein paar anonymisierte Beispiele, etwa typische E-Mails oder Dokumente. Wir prüfen, wie zuverlässig sich die Verarbeitung automatisieren lässt.
Wir melden uns persönlich innerhalb von 24 Stunden.
+49 (0) 9072 922022-0 Nachricht schreibenDas hängt von Dokumenttyp, Qualität und Vielfalt der Vorlagen ab. Deshalb messen wir die Genauigkeit vorab mit Ihren eigenen Beispielen. Erst auf dieser Grundlage entscheiden wir gemeinsam, welche Fälle automatisch laufen und welche geprüft werden.
Ausgelesene Daten werden gegen Regeln und Stammdaten validiert. Bei Widersprüchen oder geringer Sicherheit landet der Vorgang zur Prüfung bei einem Mitarbeiter. Korrekturen werden protokolliert und helfen, das System zu verbessern.
Mit allem, was eine Schnittstelle bietet: E-Mail-Server, ERP, CRM, Dokumentenmanagement, Buchhaltung oder Ticketsystem. Fehlt eine API, finden wir oft einen Weg über Dateiexporte oder Datenbankzugriffe.
Wir wählen pro Aufgabe ein passendes Modell, filtern Eingaben vorab mit klassischer Logik und messen die Kosten pro Vorgang. Budgetgrenzen und Warnungen verhindern Überraschungen.
Zur Verarbeitung werden Inhalte an das gewählte Modell übermittelt. Wir setzen auf Anbieter und Verträge, bei denen Ihre Daten nicht zum Training verwendet werden, und prüfen Optionen mit Verarbeitung in der EU. Für besonders sensible Fälle sind auch selbst betriebene Modelle denkbar.
Eine feste Grenze gibt es nicht. Entscheidend ist, wie viel Zeit ein Vorgang heute kostet und wie oft er vorkommt. Bei wenigen, sehr unterschiedlichen Fällen ist manuelle Bearbeitung oft günstiger. Das klären wir vor dem Start.
In der Regel verschiebt sie die Arbeit: weg vom Abtippen und Sortieren, hin zum Prüfen und Entscheiden. Fachwissen bleibt gefragt, gerade bei den Fällen, die die KI bewusst weitergibt.
KI-Automatisierung ist oft Teil eines größeren Vorhabens:
Schildern Sie uns Ihre Anforderungen – wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer ersten Einschätzung. Kein Verkaufsgespräch, kein Kleingedrucktes.